一、 軟件定位:大中型企業(yè)、事業(yè)單位、政府機關(guān)
適用對象:政府機關(guān)單位、大中型企業(yè),異地辦公辦廠或有分支機構(gòu)的企事業(yè)單位;特別適用管理層經(jīng)常異地出差,通過手機或者互聯(lián)網(wǎng)來管理公司(簽字審批)的中小企業(yè)。
二、 軟件特色
- 支持手機辦公,手機手寫簽名,隨時隨地辦公新模式;
- 提供手機WAP功能,支持所有型號的手機進行連網(wǎng)進行簡易辦公或查詢;
- 集成中國移動MAS平臺,點對點發(fā)送短信,預留移動3G接口;
- 集成短信平臺功能,公文流程也可以進行短信提醒等或者短信群發(fā);
- 支持電子簽章、電子簽名、痕跡保留,保障電子公文的安全;
- 仿QQ的拓維企業(yè)通訊平臺TWIM,實現(xiàn)QQ式交流和業(yè)務(wù)精準推送至客戶端;
- 支持多套攝像頭,可現(xiàn)場攝像、錄像、遠程監(jiān)控;
- 收文管理可支持在線掃描,提供豐富的掃描接口,免去打字的繁瑣;
- 支持在線視頻,可以視頻聊天,進行視頻會議;
- OA登陸可采用銀行安全標準的U盾模式,保證公司機密最高級別的安全;
- 來電話可記錄到電腦、或留言或錄音;還支持指紋考勤設(shè)備;
- 可以集成傳真系統(tǒng),輕松在線收發(fā)傳真文件;
- 可擴展性強,可以隨意搭載新業(yè)務(wù),如可集成CRM、進銷存、物流、ERP、財務(wù)等企業(yè)管理系統(tǒng)。
三、 系統(tǒng)原理及體系架構(gòu)
TWOA是新一代網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公、知識信息共享的內(nèi)部管理信息平臺;系統(tǒng)實用的功能結(jié)構(gòu)設(shè)計,使得信息在企業(yè)的內(nèi)部傳遞效率極大提高,過程監(jiān)控簡單明晰。將辦公人員從繁雜的日常辦公事務(wù)處理中解放出來。設(shè)計上系統(tǒng)突出了結(jié)構(gòu)簡約、功能實用、管理和維護易用的特點。幫助企事業(yè)單位實現(xiàn)規(guī)范化管理及整體協(xié)同的一體化辦公管理模式。
TWOA能夠適應各企事業(yè)單位的不同情況來靈活的設(shè)定系統(tǒng)參數(shù)。能有效幫助企業(yè)管理日常事務(wù)和重要的資料,提供工作流程自定義功能,大大提高了公文交流速度,以及辦公的效率。系統(tǒng)采用.NET技術(shù)基于B/S體系結(jié)構(gòu),使用人員無論身處何地,也可以登陸系統(tǒng)及時處理辦理公文、交流工作情況。TWOA提供全面的權(quán)限和訪問許可設(shè)置,強化了系統(tǒng)的安全性。全記錄的系統(tǒng)訪問日志可以查看人員每個步驟的操作記錄,提高了系統(tǒng)的安全性。
四、 系統(tǒng)功能模塊介紹
1.我的辦公臺
我的辦公臺模塊是為提高員工的日常工作效率提供的個性化服務(wù)功能,可以自由定制與自己相關(guān)的各類業(yè)務(wù)功能。在這里,員工可以及時了解需要辦理的各項事務(wù),進行自己的日程安排,項目管理,工作計劃管理,管理個人名片夾,收發(fā)電子郵件,同時可以進行自己的日常財務(wù)管理,修改個人的登錄口令等。
功能包括:待辦事宜、我的郵件、個人工程流程管理、個人通訊錄、個人日程、個人理財、個人考勤、個人任務(wù)、業(yè)務(wù)新聞、修改口令、收發(fā)短信息、設(shè)置定時提醒、查看當前在線人員情況。
2.信息平臺
企業(yè)信息交流和共享的平臺,進行新聞、通知、期刊、知識和規(guī)章制度的發(fā)布和管理,使企業(yè)的信息和知識快速傳播和轉(zhuǎn)移。集新聞公告、知識管理、商務(wù)助手、網(wǎng)絡(luò)硬盤、在線討論功能為一體,充分展現(xiàn)辦公無紙化。使內(nèi)部溝通學習可以在OA平臺上暢通無阻,并通過多級檔案管理員設(shè)置和自由定義分類嚴密靈活的權(quán)限體系來實現(xiàn)多層次、多角度、多范圍、多對象的文檔全面共享管理,實現(xiàn)高效的知識傳遞、轉(zhuǎn)移。是您團隊能力提升的新手段。
3.通訊平臺
集成郵件功能,通過門戶系統(tǒng)對內(nèi)可以收取和管理郵件。對外可以對外部客戶、分支機構(gòu)、代理商等進行郵件發(fā)送。手機短信,與移動運營商合作,可在系統(tǒng)內(nèi)部直接發(fā)送短信,方便快捷,客戶及員工可隨時收到總公司傳遞的信息及祝福短信。
4.人力資源
人力資源模塊提供包括招聘管理、合同管理、員工檔案管理、考勤管理、績效考評、員工報銷、工資管理和培訓管理等企業(yè)人力資源管理的多個方面內(nèi)容。人事機構(gòu)管理是對組織中的人員信息進行管理,包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的調(diào)動分配、人員信息查詢統(tǒng)計等??记诠芾戆▎挝粌?nèi)部員工自動簽到、簽退、請假申請、銷假核準、加班申請、加班核準,生成考勤統(tǒng)計、考勤統(tǒng)計查詢、員工考勤信息查詢、單位考勤信息查詢等。其中審批請假單、加班申請審批在辦公事務(wù)里完成。
5.流程管理
公文流轉(zhuǎn):公文流轉(zhuǎn)以用于處理日常工作中的單位內(nèi)外部的各種公文,利用計算機網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現(xiàn)公文的處理。公文管理模塊相對傳統(tǒng)公文處理而言,在很大程度上提高了公文處理效率和準確性,用戶操作簡便易行。公文流轉(zhuǎn)包括了公文的發(fā)文草擬、發(fā)文審核、發(fā)文會簽、發(fā)文簽發(fā)、發(fā)文登記、發(fā)文傳閱、收文簽收登記、收文審核、收文擬辦、收文批辦、收文承辦、公文歸檔銷毀、公文查詢以及公文的流程監(jiān)控、公文催辦、公文流程定制等。公文流轉(zhuǎn)中,用戶可以預先定義公文的處理流程及相應的處理權(quán)限,在擬制、登記及公文流轉(zhuǎn)過程中具有相應權(quán)限的人員可以進行公文在線編輯,可以進行跳簽、插簽、退簽、撤銷等處理。功能包括:擬制公文、公文辦理、公文登記、公文催辦、公文跳轉(zhuǎn)、歸檔銷毀、公文查詢、密級管理、模板維護、流程設(shè)置、公文類別設(shè)置。
審批登記:審批登記是具有相關(guān)管理權(quán)限的人員對員工提出的各種申請進行審批、登記處理,用戶可以根據(jù)本單位的實際情況,自定義員工申請類別,并對其設(shè)置相應的審批流程,使工作流程的設(shè)置更加適應單位的實際情況及今后發(fā)展的需要。審批登記功能包括:事務(wù)審批、事務(wù)登記、事務(wù)打印、申請類別設(shè)置。
用款管理:用款管理是利用計算機網(wǎng)絡(luò),及時完成員工的用款申請、審批、登記的過程,提高員工用款過程的工作效率。用款的申請和審批分別在個人事務(wù)和審批登記模塊中完成。
用款管理功能包括:用款登記、用款歸還登記、個人用款查詢、全部用款查詢、用款統(tǒng)計、用款字典維護。
報銷管理:報銷管理主要是實現(xiàn)費用報銷運作的全過程,報銷的申請和審批分別在個人事務(wù)和審批登記模塊中完成。報銷管理功能包括:報銷領(lǐng)款登記、員工報銷單據(jù)查詢、全部報銷單據(jù)查詢、報銷統(tǒng)計、報銷類別維護。
6.行政平臺
會議管理:會議管理是對單位內(nèi)的相關(guān)會議及其內(nèi)容進行登記和管理,同時可以查詢顯示會議室的相關(guān)信息,可以向參加會議的有關(guān)人員發(fā)送會議通知。 功能包括:會議室管理、會議室查詢、會議登記、會議通知、會議紀要、會議信息查詢。
辦公用品:辦公用品管理為管理人員提供了辦公用品和低值易耗品的庫存、采購、庫存報警功能以及庫存、采購、領(lǐng)用的查詢統(tǒng)計功能,辦公用品的采購和領(lǐng)用申請在個人事務(wù)中進行、審批登記在審批登記模塊中完成。辦公用品功能包括:用品管理、用品采購、用品統(tǒng)計、庫存報警、用品類別維護。
車輛管理:車輛管理對機構(gòu)內(nèi)部的車輛進行統(tǒng)一管理,包括車輛的基本信息、使用信息、維修信息、油耗信息等,用車申請和維修申請在個人事務(wù)中進行,在審批登記模塊中完成相應的審批登記處理。車輛管理功能包括:車輛信息維護、油耗登記、里程補貼、維修情況查詢及用車情況查詢。
資料管理:資料管理部分用于單位內(nèi)資料的借閱、使用,庫存管理等功能。其中包括:員工借閱申請及申請回復,借閱登記,歸還登記,資料統(tǒng)計,缺庫登記和查詢,資料信息維護,資料字典維護等。功能包括:資料信息維護、借閱申請、借閱回復、借閱登記、歸還登記、缺庫登記、缺庫查詢、資料統(tǒng)計、資料字典維護。
文檔管理:文檔管理是對組織機構(gòu)中的各類電子文檔進行相應的管理,使員工能夠及時方便地查詢到自己所需要的相關(guān)信息。在文檔管理中,管理員可對文檔進行分類,對各個文檔類別指定相應的發(fā)布權(quán)限和查詢權(quán)限。包括:文檔類別管理、文檔發(fā)布、文檔查詢。
固定資產(chǎn):本功能模塊的主要功能是對公司固定資產(chǎn)的管理,包括固定資產(chǎn)的卡片維護、使用情況維護及相應的查詢打印。 功能包括:資產(chǎn)信息管理、資產(chǎn)使用管理、部門資產(chǎn)使用查詢、全部資產(chǎn)使用查詢、資產(chǎn)字典維護。
客戶管理:管理客戶、分銷商、合作伙伴等企業(yè)外部資源以及與其相關(guān)的合同、文檔、交易記錄、服務(wù)記錄等,實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部雙向的信息交流和業(yè)務(wù)處理,幫助企業(yè)隨時地對客戶的請求做出迅速反應,大大提高了信息處理的速度和有效性。客戶管理功能包括:銷售人員管理、客戶信息管理、聯(lián)系記錄管理、訂單管理、銷售情況查詢、客戶聯(lián)系人管理、企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)管理等。
7.可視化流程
支持全部Office菜單,支持Office的打印預覽,控件強大的B/S通訊技術(shù), 能夠?qū)⒎?wù)器數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)或者用戶自定義的數(shù)據(jù)插入當前文檔的指定位置,而且還可以將文檔中的指定數(shù)據(jù)隨時保存到服務(wù)器數(shù)據(jù)庫或者指定的目錄中.控件能夠在瀏
覽器窗口中直接編輯Word/Excel文檔并保存到Web服務(wù)器上。實現(xiàn)文檔和數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一管理。 控件同時支持痕跡保留,手寫簽名,電子印章等辦公自動化系統(tǒng)必備的功能。
8.智能報表
可自定義報表內(nèi)容,自定義連接數(shù)據(jù)庫。通過自定義的表單(格式、模板)與可視化工作流(角色、流程、權(quán)限)的組合,構(gòu)建您特有的管理規(guī)則和流程,是協(xié)同工作中的關(guān)鍵應用,可廣泛應用于各種申請、審批等綜合業(yè)務(wù)、事務(wù)管理中,并可按條件進行統(tǒng)計、查詢,大大提高組織管理的規(guī)范性和可控性。
9.系統(tǒng)設(shè)置
系統(tǒng)管理是為TWOA系統(tǒng)的正常運行提供管理功能,首次安裝完拓維辦公系統(tǒng)后,首先要通過系統(tǒng)管理中機構(gòu)配置管理功能建立起組織機構(gòu)的管理體系結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)管理包括審批流程的設(shè)置,用戶可自定義各種辦公事務(wù)的審批流程,如:請假、加班、用款、報銷、用車、會議室預定、公務(wù)接待等等;設(shè)置各種公文的辦理流程和辦理權(quán)限等。
五、系統(tǒng)特點
一體化的辦公應用
作為新一代“辦公自動化”軟件平臺,TWOA能夠滿足不斷深入的用戶需要。一方面,TWOA集成了傳統(tǒng)“辦公自動化”的基本功能,滿足信息交流和快速溝通的需要,能夠加強團隊和企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作;另一方面,TWOA集成了特定的業(yè)務(wù)功能,能夠處理各種辦公和業(yè)務(wù)流程,對數(shù)據(jù)進行結(jié)構(gòu)化的處理,為決策支持提供條件。要達到上述目的,TWOA已經(jīng)完全就緒,無需再進行耗時費力的程序開發(fā)和測試工作。
靈活的流程管理
在TWOA中,用戶可以快速建立起面向公文處理、財務(wù)管理、人力資源管理、業(yè)務(wù)單證處理、生產(chǎn)計劃管理……的一系列工作流程和數(shù)據(jù)模板,從而使各項管理流程得以立即開展。通過數(shù)據(jù)交換接口,用戶可以在TWOA中訪問到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù),也可以將處理結(jié)果直接存儲到業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中。
集成不同應用和數(shù)據(jù)
TWOA不僅僅是辦公自動化系統(tǒng),它提供的軟件組件構(gòu)成了開放的平臺,能夠?qū)⒉煌瑧密浖稍谝黄?,使這些軟件共享安全管理、組織機構(gòu)數(shù)據(jù)、權(quán)限分配、流程控制,從而大大增強企業(yè)系統(tǒng)的處理能力和發(fā)展?jié)摿Γ档拖到y(tǒng)擴展和管理維護的成本。
為決策服務(wù)提供支持
TWOA具有獨一無二的與業(yè)務(wù)系統(tǒng)連接的能力。通過簡單的定制,企業(yè)管理人員就能夠在一個統(tǒng)一的辦公平臺上,看到企業(yè)的各項運營狀態(tài)和統(tǒng)計報表,避免數(shù)據(jù)分散各處、難以集中、缺少分析結(jié)果的狀況,為管理決策和企業(yè)發(fā)展贏得保貴的時間。
六、解決問題
企業(yè)集團化面對的問題:
- 1. 跨地域經(jīng)營使溝通與協(xié)調(diào)越來越困難;
- 2. 管理細化使管理流程越來越復雜,監(jiān)督困難;
- 3. 組織與業(yè)務(wù)的變化致使管理溝通協(xié)調(diào)周期拉長;
- 4. 員工自主學習能力需要提高,企業(yè)的知識管理變得愈加重要;
- 5. 各種辦公設(shè)備資源消耗越來越多......
中小企業(yè)面對的問題:
- 1. 規(guī)章制度無法有效執(zhí)行,常常是“有章不依”;
- 2. 口頭命令、身兼多職使得管理流程監(jiān)督困難;
- 3. 事情紛忙繁雜,常常遺漏重要事情或沒有及時處理;
- 4. 知識分散,人員的流動造成知識的大量流失;
- 5. 企業(yè)資源利用率不高,辦公資源總不夠用......
TWOA解決方案:
- 1. 加強工作流程的執(zhí)行和監(jiān)控,規(guī)范工作流程;
- 2. 用工作流程強化制度規(guī)范, 事找人;
- 3. 利用各種溝通與協(xié)作的工具,提高辦公效率;
- 4. 加強知識的收集整理和共享,防止知識流失;
- 5. 實行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理,減少資源浪費;
七、應用效果
1.實現(xiàn)遠程辦公
無論您身處國外、還是國內(nèi),無論您在機場、酒店、家中……,都可以隨時投入到工作中來,方便快捷地掌握組織內(nèi)部的工作進度與狀況,及時處理工作問題。
2.實現(xiàn)知識管理,使優(yōu)秀員工的思想、經(jīng)驗與技術(shù)獲得積累,并轉(zhuǎn)化成組織中的共享資源
通過TWOA進行知識管理,員工的工作經(jīng)驗和技術(shù)技能,不斷積累,將成為組織中強大的共享資源,通過對知識資源的授權(quán)利用將加速創(chuàng)新和提高效率,也避免因人員流動導致工作的脫節(jié)與貽誤。
3.通過工作流轉(zhuǎn)的自動化,實現(xiàn)高效快捷的辦公
通過TWOA實現(xiàn)各部門、各級之間橫向縱向工作流程處理的自動化,將大大提高辦公效率,保證快捷、準確地處理工作。這一點在辦公場地較為分散的單位尤為明顯。
4.有效監(jiān)管工作人員的工作情況,實現(xiàn)實時工作任務(wù)的監(jiān)督與催辦
及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況;實時全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài),及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決,從而減少差錯、防止低效辦公。系統(tǒng)將記錄每個工作的全程辦理狀態(tài)信息。
5.明確工作崗位與工作職責,增強人員的責任感
明確賦予各個人、部門、職位、角色的權(quán)限,任何人都不可越權(quán)處理工作、使得各自責任明確,落實到人,查有所依;杜絕工作中出現(xiàn)職權(quán)不明、相互推托扯皮等現(xiàn)象。解決多職位、多部門的協(xié)同工作問題,實現(xiàn)高效協(xié)作辦公。
6.方便領(lǐng)導同各級工作人員的有效溝通
多種途徑、多種方式,使管理者同各級人員保持有效、快捷的工作交流與信息溝通,排除了信息溝通不暢給企業(yè)發(fā)展帶來的羈絆。
7.減少辦公開支,降低管理成本
節(jié)約時間、節(jié)約紙張,節(jié)約電話費、傳真費用,縮短辦理時間,節(jié)省辦公開支,減少差錯率,提高整體工作效率。
8.有效掌控客戶關(guān)系,動態(tài)管理客戶資源
建立有效的客戶資源檔案,防止因銷售等人員的變動,而導致客戶信息資源的流失,確保業(yè)務(wù)發(fā)展與工作銜接的連續(xù)流暢。
八、軟件下載
九、如何購買